Efficienza

Dipendenza da email: sconfiggila

abuso da email, dipendenza da email, efficienza e lotta alla procrastinazione
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Scritto da Alexander

Diverse volte ho consigliato la riduzione dell’utilizzo di facebook whatsup (o come diavolo si scrive) e del controllo delle email. Ho anche sostenuto, in Focalizzarsi e vincere contro la procrastinazione (clicca qui per leggerlo), che controllare l’uso di queste tecnologie sia un passo fondamentale per ottenere una maggiore efficienza, diventare più produttivi ed, in sostanza, fare molte più cose utili e benefiche, per sè e per gli altri. Le citate affermazioni che mettono facebook e compagni al bando, sempre che si voglia migliorare la qualità e quantità dei propri risultati, possono sembrare esagerate… in fondo, che male c’è a chattare con gli amici, dai!? Che palle…”

Ma quelle affermazioni non sono esagerate. Esiste una vera e propria dipendenza da email. Per comprenderlo, bisogna ben intendere che non si tratta solo di demonizzare email o facebook, ma di qualcosa di più profondo. Se indugiamo a controllare le email troppe volte, decisamente più di quanto sia necessario, stiamo semplicemente evitando di fare altre cose che sono più importanti ma che, per svariate ragioni, non ci va di affrontare. E poi il tempo perso non è solo quello dei 5 minuti a leggere le email od i nuovi aggiornamenti whatsup (o wazzup??), ma i due minuti prima, quando magari si cerca il cellulare… od i 5 minuti dopo, quando “ci si allunga” a vedere qualche altra foto su facebook… e gli altri 5 minuti in cui si pensa “chissà se su quella certa cosa il sig. mi ha già risposto… mi sa che ora controllo”.

Il punto è che l’eccesso di controllo di email e simili non è che rappresentativo di una gestione del tempo non efficiente, e del non avere ben chiaro cosa siano le attività fondamentali della giornata, quali quelle importanti e quelle, per dirla con S. Covey, urgenti ma non importanti.

Esaminiamo, quindi, dei consigli pratici per ridurre drasticamente la consultazione delle email, tenendo ben presente che quanto scritto può applicarsi facilmente anche ad altre diavolerie tecnologiche ed, in modo più esteso, ad abitudine che, pian piano, abbiamo acquisito senza farci troppa attenzione, magari sottovalutandone le conseguenze negative, e che minano le nostre possibilità di felicità o, almeno, di produttività.

1.Decidi (e metti per iscritto) quando controllerai le email.

Già so che ci saranno i tipi manager che sobbalzeranno ed avranno la tentazione di terminare la lettura con sdegno… e di andare a controllare la loro email. Quelli che penseranno: “Ma come? Con l’operazione tal dei tali in corso, quelli si aspettano le risposte, i documenti…”

Va bene, allora controllala 3 volte al giorno anzichè controllarla una volta al giorno (ciò che sto facendo io, non senza difficoltà iniziali, ma con enorme soddisfazione… purtroppo le email sono una vera e propria droga). Sarebbe ancora meglio controllarla ogni due giorni o meno, e credo sinceramente che il 95% delle persone non abbia questioni così urgenti e vitali da trattare per email per cui controllarla solo 3-4 volte la settimana risulterebbe fatale.

Mantieni l’impegno con te stesso circa il numero di volte in cui controlli le email. Ricordati che quando le controlli stai pagando un prezzo in produttività molto superiore a quanto pensi.

Soprattutto se la usi molto per lavoro, è una buona idea lo sperimentare per qualche tempo quanto puoi effettivamente ridurre la consultazione della posta elettronica senza creare difficoltà e problemi a colleghi e clienti.

Ricordando che si tratta di un vero e proprio vizio, puoi facilitarti il compito rendendo più difficile controllare la email. Non salvare la password nel browser, elimina le notifiche delle app, elimina le scorciatoie sul desktop del computer per il programma di apertura mail

2.Usa la email solo per comunicazioni non urgenti.

Chiedi a colleghi, clienti ed amici di comunicare le cose importanti per telefono (la buona vecchia telefonata), non per email. Così non avrai la pressione di dover controllare l’email per dare quella risposta di vitale importanza…

3. Modifica le opzioni dei programmi di posta elettronica per non effettuare controlli automatici.

Potrebbe darsi al circostanza che dovrai mandare posta elettronica numerose volte al giorno, ma non controllarla. Modifica le impostazioni di outlook o programmi simili in modo da impedire che all’avvio del programma tu possa vedere le email ricevute, ma che possa solo scrivere quelle che devi scrivere.

4.Tieni un resoconto.

Soprattutto all’inizio, quando stai introducendo le tue nuove e più efficienti abitudini, potresti trarre giovamento dal tenere un diario. Ricorda che l’articolo può essere applicato anche ad altri ambiti della vita e della routine quoltidiana, e che scrivere i propri traguardi, le proprie impressioni ed i propri raggiungimenti è una buona idea in molti casi, ben oltre la limitazione dell’abuso della posta elettronica od altri.

Puoi scrivere quante volte controlli la posta, ed anche per quanto tempo, cercando di limitare l’una e l’altra cosa.

Potresti incoraggiarti con dei piccoli premi quando raggiungi i tuoi obiettivi.

Che ne dici di fare l’esperimento dei Trenta giorni magici per il cambiamento proprio per ridurre il vizio dell’eccesso di controllo di email.

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Foto di 27707

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